如何看待特殊时期在线办公软件的大爆发?

作者 / 半佛仙人

首先,得想清楚一个问题,在线办公软件的爆发,是因为疫情没错,但是真正的价值在哪里?

现在很多人用在线办公软件,并不是真的喜欢,而是没得选。

疫情让人不得不在家,但日子还得要过的,开工还是要开工的,市场可不会等一切恢复正常才开始运转。

尤其是竞争对手不会等你。

年前的很多项目都已经走了一半,根本停不下来。何况疫情带来了大量的新需求,尤其是互联网行业,比之前更要忙碌了。

再说,市场又不是一家独占,你休息了,你的竞争对手可不一定陪你咸鱼,真的等到一切过去再开工,恐怕公司都没了。

现在都属于强迫应用。

远程办公这东西的发展局限,主要的困难不是技术。

而是人性,工作制度,流程的弹性,生活和工作的界限以及老板的权威性需求。

为什么远程办公一直没有铺开?

是因为大家都不知道远程的好处么?

不是,而是拍板公司要不要用这些软件的负责人,他们到底愿意不愿意尝试。

他们有自己的利益思考点。

连一些大公司的中层也不愿意去研究远程协作工具的用法,固执的认为办公室模式更加权威,更“好管理”。

门槛在人的脑子里,不是在技术和产品上。

要不是这次疫情导致去办公室工作反而成了一种高危行为,远程协作办公摇身一变成了互联网公司的刚需,被传统模式绑住了脑袋的领导们才不会集体投降。

当面训人,指点江山,任何事情都可以卡在自己手里存在模糊地带,岂不快哉?

远程个鬼。

老板的权威性被挑战,这是第一个问题。

第二个问题在于,人性和制度如何保障工作效率?

人的本能就是偷懒,就是利己,这个是很正常的。

所以远程办公的一大困难在于,如何保证员工是认真工作的。

即便在海外,在家办公模式已经比较成熟,管理者依然会心有疑虑。

雅虎曾宣布雅虎员工不能继续远程办公,CEO 坦言:“老板最大的担心就是,员工在家办公的生产力是否和他在办公室一样?”

之前 IBM 出现过长期在家工作的员工失联的案例,因为组织结构比较臃肿,等发现这个员工已经不见了的时候,他已经消失了几个月。

公司要想确保员工在家像在公司一样拿出足够的产出,就必须制定严格的制度,把“早请示,晚汇报”从一个段子变成实际的行为。

而不巧,职场最缺的就是科学的制度。

毕竟连传统工作模式的制度都纯靠领导拍脑门,就别提远程协同办公场景了。

如果很多公司没有完整的制度和流程,那么远程办公确实是效率下降的。

第三个问题在于,工作和生活分不开。

大部分有过远程工作经历的人,都有过相同的感受:每天不知道什么时候是工作开始,什么时候是工作结束,二十四小时等待微信响起,时刻精神紧绷。

感觉完全失去了自己的生活,每分钟都在准备工作。

而他们想认真工作的时候,家人、朋友、快递,都会成为打断工作状态的噪音,让你无法专心完成工作。

最后,工作和生活混在一起,傻傻分不清楚,一边工作一边刷起了微博,一边玩游戏,一边警惕的盯着工作群。

问题很多,也确实致命,但这所有的问题,都指向了同一个问题,那就是没有制度。

唯技术论者总是认为,“只要有了先进的工具,效率自然而然的就会提高上去”,却总是忽略制度和工具的配套作用。

不管在国外还是国内,远程办公的硬件条件都已经非常完善,但为何国外能发展起来而国内一直发展不起来?

归根结底,就是因为运用模式的问题!

世界历史上经常有工具与运用模式不匹配导致效率反而降低的例子:

膛线步枪发明后,欧洲列强还是按照过去线列步兵的打法排队枪毙,到一战实在死不起人了,才弄出了壕堑战这个过渡战术,打到二战才搞懂怎么用散兵。

英国弄出了坦克这种划时代武器,却用这种东西正面冲机枪铁丝网,到二战被德国的装甲军团打的满地打滚。

工具够了,配套的模式也得跟上。

我经常听到在外企工作过的人抱怨说:“在国内没有会发邮件的人”。

这当然是冤枉,BAT 内部都有自己的邮件制度,在大公司混,善用邮件是必修课。

邮件撕逼最好玩了,抄送和措辞更是一门艺术。

邮件,就是远程协同的雏形,为什么邮件获得认可了,而其它协同工具还不行?

邮件能被接受,是因为早期的大公司专门为邮件建立了一整套流程和标准,这一套标准流程让信息传播中的无效内耗降低了,就显得邮件很好用。

不是邮件好,是只有邮件有 SOP。

不建立和工具配套的标准流程,就跟拎着巴雷特砸人一样,不管砸不砸得死,看起来都很蠢。

Work at home 的场景中,因为个体的自由度提高了,对管理的要求也相应提高。

很多领导沉迷微信开会,但其实根本不懂协作软件。

现在的问题在于,工具有了,大家却普遍不愿研究工具的用法。

对于大部分人来说,所谓的远程协同工作,就是临时拽一个微信群,开个语音会议。

微信拥有在手机端的绝对统治地位,但是有一说一,微信本身适合交流,但不适合工作。

短期的工作可以用简陋的流程解决,一旦拖入长线,就必然会遇到“拉了群找不到”、“文件莫名过了保存时间而消失”、“开会还得临时准备录音软件”之类的麻烦。

更别说在多平台协同的情况下,微信的神秘同步规则简直能把人气死。

这不是微信的问题,因为微信的定位就不是工作协同。

企业微信才是工作协同。

企业微信,整合了工作台,还有文档、微盘的功能,已经算是一款很不错的协同软件,但大部分领导根本不知道还有这东西,还沉迷于在微信里拉群开会。

实际上企业微信可以达到完全一样的效果,并且和微信互通,只有更多功能没有更多门槛,同时方便管理客户。

在这个甲方乙方都被关在家里的时间节点,这个才是最重要的。

之所以更多人习惯当面开会,是因为思想懒惰,以及利益纠葛。

有一说一,大多数面对面的会议,只要人一多,也是大家一脸严肃的玩手机。

现在疫情制造了一个强制的远程工作场景,在接下来的几个月中,必然会形成一波淘汰。

那些能够借用这个场景,适应远程协同办公,建立起自己的工作模式的公司会留下。而固守传统的公司,即使一时没有被淘汰,也终将落后于时代。

要知道,更新工作模式带来的效率提升不会随着疫情过去而消失。从远程协同办公中建立起来的,更完善、更高效的模式会一直留下来,成为企业的核心竞争力。

现在中国的互联网商界已经转向存量市场,之前大家圈地的时候,可以粗豪的砸钱了事,不用太追求效率,但进入存量市场的游戏中,效率的高低就将分出高下。

你比别人快一点,可能就比别人赢一大步。

技术可以快速迭代跟上,但是思想上的落后,会束缚企业的发展空间。

可以说,远程协同办公,最终考验的是管理者的能力和眼界。

至于技术和产品,并不是真正的重点。

制度和人,才是。

来源:知乎日报

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