赶重要会议,可以带客户坐地铁吗?

我是95后,今年刚毕业没多久的应届生,老板让我去机场接客户,一查地图全红,估计会堵死在路上,因为老板说了下午三点要准时开会,我就带客户坐地铁了,客户没说啥,结果回来被老板骂,说我不带脑子上班,感觉很委屈。


王家CFA 回复;

(本文后面比较干,还望各位耐心❤)

这事儿,我们公司年轻同事也干过类似的,我先说说为啥这么操作你老板不开心 。

年初我也安排过年轻的同事接待一个客户,从机场直接拉到餐厅吃饭。结果我在餐厅门口等着接人,远远望去一辆A级家庭轿车缓缓驶来,上面走下来一个西装革履的客户还有我们那位小同事。人家好歹是年产值几个亿销售的老板,我不知道他有没有遇到过连出租车都不如的商务接待用车。

登时我的脑子里面天旋地转:

  • 会不会认为我们公司不重视他?
  • 会不会认为我们公司实力不足?
  • 这小伙不会干出其他啥事儿把?

你说这个问题在哪呢?不是说不能用快车接待别人,毕竟我们的乙方(不好意思哈…有的时候快车接送就够了)用快车也够了,关键是这位同事:

  • 一没有意识到这位客人接待需要什么规格;
  • 二没有把接待计划和我报备,完全超出了我的预期。

我估计题主的老板也是这么想的,地铁出行对于某些商务行程不是禁忌,现在中国大城市你要想在高峰期准时,只能是地铁,再好的公务车在路上堵着,结果耽误了会面也是得不偿失。关键是老板是不是介意客人晚到一些,如果老板不介意,当然就没必要乘坐地铁。再一个让客户坐地铁没有和老板说,那些背后的影响都是老板没有预计的,整个安排超出了他的掌控,当然会有些恼火。

后来我意识到了这么一个事情,职场中安排客人的接待,是一项需要时间和经验磨练的技能,不是每个人都自带这项能力。所以我梳理了一下过往接待过程中的几个要点,这个回答可以让各位年轻的朋友初步掌握这个业务。在最后我会说说如何把这次的事情处理得更好。

1紧扣接待主要目的

接待的形式分为三种:商务会谈、宴请、考察,目的一般分为:谈判以达成预期合作、通过接待加深信任、通过行程掌握信息。实操过程中形式和目的可能单独出现、也可能是一系列的活动组合,选择场地、食宿与交通,要有针对性地制定。

1)商务会谈。

现代商务会谈要求保证会谈的时间、场地、参与人不出差错,可靠性是最主要的

保证时间:全世界的大城市,无论纽约还是伦敦或是东京,交通出行最可靠的方式就是地铁。无论你是大公司CEO、还是金融大鳄,时间上有冲突,优先选择能够保证会议、会谈准时开始的方式只有地铁。

保证场地:会谈场地的选择以专业性为第一考量要素,包括:距离参会各方的位置、现场的灯光座椅通讯条件(特别是有电话接入的时候)。如果以自己公司作为会谈场地,要提前安排会场布置并要求公司整体环境保持整洁、专业。(合作伙伴过来难免会观察工作人员的状态,不要太放飞自我)。

保证人员:会议参与人时间要反复确认,保证会议能够如期开始。对于临时缺席的人,要及时通知相关方另行派人或者更换时间。(比如最大的老板突然不能来)

像答主这个问题,看似老板不太在乎时间,就一定要确认老板不在乎时间。今年五一假期之前,在上海我就遇到了这样的问题,约好了5点-6点开会,结果对方司机把我送到地方的时候5点50了,我充分地从他们的高配公务车见识了对方公司的热情,但是到了地方真的只聊了10分钟。这段路坐地铁40分钟,开车1个半小时多,我当然嘴上也会像答主的客户那样,不太在乎,实际上心里想的是反正你们就等我下次来上海再说吧。到今天了,我也没抽出时间去......

2)宴请

宴请的一般作用是通过不那么正式的形式拉近合作双方的距离,建立信任感。宴请的几个要素:规格、菜单酒水、餐后安排。虽说不是最正式的接待场合,宴请注意事项还是非常多的。

规格。规格取决于宴请双方的共识,即是否正式、是否私密、是否有前置与后置安排。如果是正式宴请,建议请教公司专业人士(办公室、总办、秘书处等),毕竟座位、称呼、宴请喜好都代表了一个公司对客户的重视程度,且最好安排公司同事负责席间服务。很多经验丰富的餐厅会有意识地提前和你进行席前沟通:

  • 老板是谁,主陪是谁?
  • 忌口如何?
  • 酒水怎么安排?
  • 热菜凉菜主食间隔多久?
  • 等等

餐厅专业程度参差不齐,最保险的是有自己人来把握。如果是比较轻松、工作餐、私密聚会,年轻的同事做好在场的服务就好。现场服务这个业务,比较复杂,以后有机会单独介绍。记住一点就好,年轻人参加饭局,不是让你真的去吃饭的……

有一次在四川出差,我感受到了成都人民巨大的热情,火锅吃得那是相当到位。一般来说如果非要在酒桌上谈商务,也都要等到酒足饭饱、接近收官的时候,和对方的负责人单独沟通。结果对方有个兄弟太热情了,端着酒杯和我聊起来个没完,盛情之下我也没法推辞。结果等到我想找老板的时候,已经在沙发上睡得冒鼻涕泡了。有些事情,不喝酒是没法谈的,清醒的时候都不好张嘴,结果第二天只好又拉出来单独喝酒,临出门我给人家老板还加了一句:今天就咱们俩了哈……

菜单。重要宴请菜单一定要提前过,在规定的预算、避开忌口、考虑用餐时间等要素上进行取舍。

  • 预算一般由老板或者接待标准来定,按照人均计算,注意确认酒水是否包含。对于喜欢大撒把的老板,公司资深员工是个好的询问途径;
  • 忌口需要与对方提前沟通,这没有什么禁忌,询问清楚就好,忌口这件事情操作很简单出问题篓子很大;
  • 用餐上菜时间也是选择餐厅的重要因素,一般的平台都不会写用餐时间和上菜时间,需要自己去研究,以免耽误后续行程;

餐后安排。餐后安排是商务宴请的延伸,主流活动包括打牌、唱歌、洗浴等休闲娱乐。如果你的老板让你来安排餐后活动,首先祝贺你成为了老板的心腹,然后你要知道这项工作要更加细致。这是另外一个大话题,要记住这个没有什么一定的规则,安排周密靠的是对人性的了解和经验的累积。

3)考察

考察时间长、突发情形多、对时间相对要求不那么严格,更多功夫要花在准备上。

主要行程的安排。考察的主要行程需提前与双方进行确认,和普通的会议不同考察对于看到什么、讲解什么预先是没有概念的,需要提前做好以下几个准备:

  • 某个考察行程需要了解的内容有哪些,需要接待方重点讲解的内容;
  • 预先确认准备哪些文字资料、产品样例、方案演示;
  • 对于大团,需要进行分组;
  • 时间,考察虽然对时间要求相对不严格,也正因为如此需要确认考察时间,不要超期太久;

交通安排。考察需要对交通进行一下安排:

  • 路线。通常在多个考察地点时需要根据约定时间、距离进行合理设计。特别强调的是如果距离很近的考察地点,人数又不多,地铁或者步行也可以作为备选;
  • 人数多需要对车辆进行提前安排,特别是大车需要保证接送时间。

在大城市的考察,特别是人数不多时,我见过很多愿意坐地铁的客户。第一是节约时间能多看几个地方;第二是整个坐个地铁能感受下城市的气氛和文化;第三,反正都是在聊天,在小汽车里聊还不如边看边聊,聊些商务以外的话题还能拉进个感情。

8月份去新加坡考察,组织方的安排就极为周到,所有材料提前分发了文档;各个地方的主要考察内容、分组、交通方式事无巨细;连饭后10分钟的步行时间都专门标明;活动眼看超时了宁可把演讲直接砍掉也要准时结束。当时我就在思考,像这种商业极为发达的城市,正因为对细节和计划有如此设计才能有今天的成就。

(连坐大巴车演讲都安排上了。。。。新加坡人这个时间。。。。)

2让领导决定方案,多做选择题,少做填空题

接待是领导完成整体商业目的的一环,最终方案需要领导进行确认。领导的资深助理、办公室主任、甚至专业负责接待的部门,一般有成熟的接待方案,不需要比较细致的领导审批环节。没有经验的年轻员工,需要对接待有比较详细的方案,并提前让领导进行确认。

注意的要点是一定要提交多套方案备选,一般来说准备3个基本可以达标。如果领导对这三套都不满意,他会自己提出要求来的,也免除了被diss考虑不周、被批评的风险。如果有3套方案,我建议大家在水平没到信手拈来的时候,这么来思考:

1) 省钱的。没有老板会觉得年轻同事提了一个省钱的方案感到不满。当然提报的时候不要强调省钱,换用“性价比”这个词会是比较不错的选择;

2) 可靠的。采用最不会出错的场地供应商、用餐场地、交通方式。让渡一些价格,比如高峰时段的地铁可靠性就会更高、会议中心就比普通酒店可靠性高。

3) 好的。对,就是在规格范围内花钱多的,但是不要和领导说花钱,要说服务标准高。比如各种共享出行里我们自己舍不得用的,比如大企业用的场地,比如工作午餐时高级的便当。

领导一般是心领神会的,所以你给出三种方案之后,要么就挑一个,要么会选择一个方案作为基础进行微调。如果三个方案都距离领导设想比较远,一来你遇到了一个工作方式独特的领导,你要放心多数同事肯定都不达标;二来以后的三个方案里面两个都可以随手写写凑数了。

3方案多次确认与必要时的踏勘

案例中的接待仅仅就是一次接机,比较简单。负责复杂接待的时候,需要对双方的行程进行反复确认,几个要点如下:

1) 以比较正式的形式通知对方(邮件,出了问题好追责);

2) 行前对行程双方进行最后一次确认(不是所有机构都那么专业);

3) 多天行程要对次日安排反复确认。一般有大领导的时候特别注意,临时离开的情况会很常见。

对于比较尊贵的客人,需要对整体行程进行踏勘:同样的日子(工作日、休息日)、同样的时间、同样的路线。要注意的是踏勘时要留有时间余量,以应对活动延误、活动拖沓、突发状况。

4Plan B

对于接待中可能出现的风险,要提前预判并准备好B计划。所谓的B计划包括几个要素:

1)B角色,当负责某一环节的人出现问题的时候能够有人手及时顶上;

2) B场地、B路线等替代方案。

这么多年我只遇到过一次使用Plan B,是合作伙伴给我上了一课。有位客户周六前必须回到上海,但是夏天的时候大家都知道,天气啊、航空管制啊,反正坐飞机都是很难准时准点的。偏偏老板又不喜欢坐火车,对方行政是怎么安排的呢?同时购买高铁和飞机票,飞机票买的是两个不同时间段航班(航班就是这样,不同航司同样的天气有的能飞、有的就取消了)。最后的结果是天气不好北京回上海的晚班飞机全部取消,老板还是做了高铁回去。

最后具体分析一下这位年轻朋友的案例以及如何做得更好:

乘坐地铁不是行程禁忌,问题出现在以下几处:

1) 没有和领导确认这个会议的目的和对时间的要求。

  • 如果严格要求时间,可以提出地铁出行的方案;
  • 如果不要求时间,可以放心安排车接车送;
  • 如果必须要有兼具商务性和时间,我的建议是让老板跟着车去机场,有效利用机场回来的路上时间和客户会谈。

2) 没有对接机计划进行报备。一般来说题主可能遇到的问题是接机遇上早高峰或晚高峰。这个时候要及时提醒领导时间不确定性。我的话可能会提出以下几个方案:

  • 由于是早晚高峰,申请在时间卡很死的情况下乘坐地铁
  • 老板不要求时间,要求商务性,和老板说好可能迟到的时间
  • 老板两个都要求,第二天早上给老板叫个商务车送去机场之后再接回公司、或者第二天两个人一起从公司出发商务车接客户。重点是告诉老板,这个成本多少。

3)让领导对整个接待,产生了失控的感觉:

  • 领导不害怕你提的方案比较不妥,领导怕的是你用了他不熟悉的操作而不报备;
  • 他脑子里不知道有地铁这回事儿,他不知道客户那里会有什么反应。比较随和的客人,一般都不会说什么,但是接待者是公司的门面,是否职业对方心中自有答案。当面不说影响更坏;

对于没什么时间做准备的行程,千万别怕麻烦领导。与其打扰他晚休息10分钟,也得确认你的几个方案要如何选择和执行。年轻员工永远不会因为过度强调细节被真正diss,通常都是因为自作主张被diss。

这次答主老板的不满,归根结底不是什么原则性问题。年轻人的优势就是学习能力强,只要记住了这些商务接待的要点,今后操作起来有几次联系就能轻车熟路。

至于地铁出行,现在的甲方其实也都比较务实,准点要求高的时候,大家都是重实质不重形式。充分地行前沟通,未来也许有更多的人时间允许的情况下,也会自觉使用地铁这种绿色出行方式,这点上发达国家的城市已经为我们做出了很好的表率。

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祝各位工作愉快。

来源:知乎日报

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